我跟Bryan都是念工程出身的。
會唸工程，就是因為我們都不是極度活潑外向的人。但離開學校後，我們卻都一直在做著跟專案管理相關的工作。管理跟工程最大的差異，在於各類管理以及人的問題上，通常都沒有唯一解。是不可能有個什麼公式加減乘除一番就得出最適答案，而必須透過常態的溝通與協調，來說服他人、整合意見、解決質疑、或是贏取共識。
很多書也常在講，一個專案經理在溝通上可能會佔去他超過八成以上的時間。可是讀工程出身的我們，溝通並不是天生的強項。所以在這樣衝擊中，我們就只能想辦法自我調整，來讓工作能順利推展。
不過，這樣的自我調整，卻讓我們在專案工作十幾年下來，對溝通其實有些很不一樣的體悟。
很多人講到溝通，直覺想到的可能是要很會侃侃而談、把一群人逗得哈哈大笑，或最起碼說話要像主播一樣聲音清楚、抑揚頓挫等。但我們發現一個對很多人而言可能是好消息的觀點：專案上的溝通，甚至整個職場上的溝通，其實不需要你外向、能不斷說話、能有一籮筐笑話、能跟所有人瞬間打成一片。你也不需要像電視主持人一樣語調清澈、聲音甜美、滔滔不絕。相反的，就算你是內向沈默的人，把握住幾個重點，你一樣能在職場上溝通無礙，並促成與他人的合作。
這些重點是什麼呢？
1.任何工作，先想利害關係人是誰，找出他們的關切議題，並主動出擊。
專案管理很重視管理「利害關係人」，也就是會因此專案執行後得益或遭於麻煩的那群人。所以專案經理通常得在專案開始前推敲他們要什麼，以此來爭取他們的支持。
職場跟專案是完全一樣的概念。我們的工作其實都會影響很多人。只是大部分人往往只重視老闆或是客戶的需求。但實際上，我們周圍有同事、上面有主管以及主管的主管、對外有客戶、對下有部屬。這些人在工作上面就算跟我沒有直接的往來，也可能有間接上的影響。
舉例來說，小李想在內部推展一個他覺得不錯的電腦系統。他若只思考老闆希望要什麼或這系統能對公司有什麼好處，然後以此去說服別的部門一起參與，很可能會發現自己溝通了半天別人卻要不是沒興趣、不然就是配合得很消極。
但他若願意從「其他同事」的角度思考一下，就會發現這一切其實很容易理解。其他同事雖然可能同意這電腦系統很好，可是自己得多花時間輸入一些資料，必然也會因為工作量而害怕。最終當然大家就不會多興奮地配合這件事。
若小李能一開始就理解這心情，思考這系統對當事人本身能帶來什麼好處，並以此來做為溝通主幹。大家理解這件事情對自身的價值，自然就會有興趣想嘗試看看了。
所以溝通協調的第一步並不在話語上，而在於情勢的分析。搞清楚周圍每個人對自己工作影響力的大小，以及他們要什麼、關注什麼資訊，後續才能發展出對的溝通策略來。
2.規劃與準備讓你的論點有所本
專案管理訓練讓我學到的另一個重點，在於老闆交代工作後，先不要急著展開，而應該花些時間作思索一下整個情勢，並做出一個方便日後溝通用的規劃。尤其在一些可能有爭議、誤解、或是需要協商之處，我們該盡量讓規劃詳盡－必須把心裡想的事情，盡量視覺化的讓別人能輕易解讀。
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